RefMag.ru - работы по оценке: аттестационная, вкр, диплом, курсовая, тест, контрольная, практикум

Помощь в решении тестов, практикумов, курсовых, аттестационных

Заказ курсовых, контрольных, дипломных работ

Сроки выполнения работ

Цены и оплата

Новости сайта

Полезные статьи

Популярные разделы:

Готовые работы:

- Антикризисное управление

- Аудит

- Бизнес планирование

- Бухгалтерский учет

- Деньги, кредит, банки

- Инвестиции

- Логистика

- Макроэкономика

- Маркетинг и реклама

- Математика

- Менеджмент

- Микроэкономика

- Налоги и налогообложение

- Рынок ценных бумаг

- Статистика

- Страхование

- Управление рисками

- Финансовый анализ

- Внутрифирменное планирование

- Финансы и кредит

- Экономика предприятия

- Экономическая теория

- Финансовый менеджмент

- Лизинг

- Краткосрочная финансовая политика

- Долгосрочная финансовая политика

- Финансовое планирование

- Бюджетирование

- Экономический анализ

- Экономическое прогнозирование

- Банковское дело

- Финансовая среда и предпринимательские риски

- Финансы предприятий (организаций)

- Ценообразование

- Управление качеством

- Калькулирование себестоимости

- Эконометрика

- Стратегический менеджмент

- Бухгалтерская отчетность

- Экономическая оценка инвестиций

- Инвестиционная стратегия

- Теория организации

- Библиотека








Поиск на сайте:

Принимаю заказы на решение тестов, задач, практикумов, подготовку контрольных, курсовых, дипломных (аттестационных) работ (безопасно, антиплагиат, большой опыт, положительные отзывы). Сергей.
тел. +7(495)795-74-78, admin@refmag.ru, ,
Вконтакте: vk.com/refmag.

Готовая работа.

Организация пресс-конференций

2005 г.

Содержание

Введение

1. Пресс-конференция как средство PR

1.1. PR и его особенности

1.2. Пресс-конференция как PR-мероприятие

2. Технология организации и проведения пресс-конференций

2.1. Выбор времени проведения пресс-конференции

2.2. Выбор места

2.3. Подготовка материалов

2.4. Техническое оснащение

2.5. Планирование персонала

2.6. Приглашение на пресс-конференцию

2.7. Пресс-конференция

3. Условия успешности пресс-конференций

Заключение

Список литературы

Введение

В ведущих странах мира информация о становлении коммерческих компаний, их успехах, ноу-хау, получаемая от специалистов по связям с общественностью, составляет свыше 50 процентов общего объема содержания центральных газет. Одним из способов доведения информации до общественности является проведение пресс-конференций. От того на сколько грамотно организована пресс-конференция зависит достигнут своих целей ее организаторы. Поэтому изучение технологии организации и проведения пресс-конференций является очень важным вопросом.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что владение PR-технологиями становится профессионально важным качеством специалиста, занятого в сфере бизнеса, так как PR – это совокупность коммуникаций, предполагающая многократную деятельность по улучшению взаимоотношений между фирмой и общественностью, а также теми, кто вступает с ней в деловой контакт как внутри, так и за ее пределами.

Целью курсовой работы является исследование особенностей организации и проведения пресс-конференций.

В соответствие с поставленной целью решаются следующие задачи:

- кратко охарактеризовать PR и его особенности;

- рассмотреть особенности пресс-конференции как PR-мероприятия;

- проанализировать особенности технология организации и проведения пресс-конференций (выбор времени проведения пресс-конференции; выбор места; подготовка материалов; техническое оснащение; планирование персонала; приглашение на пресс-конференцию; ход пресс-конференция).

- выявить условия успешности пресс-конференций.

Структурно работа состоит из введения, трех разделов, в которых раскрываются выше перечисленные вопросы, и заключения.

При подготовке курсовой работы использовались научно-учебные статьи и монографии, публикации специальной периодической печати.


1. Пресс-конференция как средство PR

1.1. PR и его особенности

В последнее десятилетие корпоративные коммуникации признаны одним из наиболее ценных стратегических инструментов.

PR (Public Relations) – совокупность коммуникаций, направленных на формирование образа объекта (организации, личности, идеи, товара, услуги) и внедрение этого образа в общественное сознание для достижения заданных целей и действий.

PR – это особая функция управления, которая способствует установлению и поддержанию общения, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и общественностью, решению различных проблем и задач; помогает руководству организации быть информированным об общественном мнении и вовремя реагировать на него; определяет и делает особый упор на главной задаче руководства – служить интересам общественности; помогает руководству быть готовым к любым переменам и использовать их наиболее эффективно; выполняет роль "системы раннего оповещения" об опасности и помогает справиться с нежелательными тенденциями; использует исследования и открытое, основанное на этических нормах общение в качестве основных средств деятельности.

Классическое определение PR было дано Сэмом Блэком1: "PR – это искусство и наука достижения гармонии с внешним окружением посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности".

По мнению Викентьева И.Л. мероприятия PR имеют 5 основных целей2:

1. Позиционирование объекта;

2. Возвышение имиджа;

3. Антиреклама ( или снижение имиджа );

4. Отстройка от конкурентов;

5. Контрреклама.

Также задачами PR являются: прогнозирование кризисов, изучение общественного мнения, создание единого фирменного стиля и фирменных стандартов, исследование эффективности акций, работа с персоналом и даже психотерапия руководства и партнеров всегда подчинены, подсистемы сформулированным выше задачам.

Связь с общественностью включает в себя более широкий пласт всевозможных отношений с внешним миром, чем просто реклама. Реклама всегда ассоциируется с продвижением чего-либо на рынок, созданием имиджа или товарного знака, способствуя увеличению продаж товара. PR - более тонкое искусство, связанное в основном с текстовыми журналистскими мате риалам и. Это может быть репортаж, какая-нибудь акция, мероприятие. В то же время традиционный набор подачи рекламных средств - щиты, модули и так далее - используется в PR так же, как и в рекламном бизнесе. При этом возможностей для самовыражения у PR-специалиста больше.


1.2. Пресс-конференция как PR-мероприятие

С целью создания и поддержания позитивного общественного мнения, обеспечения желаемого поведения общественности фирмы и компании организовывают многообразные мероприятия для журналистов. В практическом аспекте вербальные, или речевые, коммуникации особенно важны для высшего звена управления – на церемониальных открытиях выставок, презентаций, дней открытых дверей, торжественных приемах, конференциях, круглых столах и др.

Использование устной речи – древнейшего средства общения – должно постоянно совершенствоваться до вершин ораторского искусства, каждое выступление перед общественностью тщательно готовится.

В современных условиях развития российского бизнеса многие сложности объясняются недостатком общения, информированности собственных сотрудников, низким уровнем взаимопонимания. Общение, при котором речевое поведение будет понято правильно и принято к исполнению, должно следовать ряду правил:

1 Речевое сообщение должно быть достаточно полным, исчерпывающим, правильным, конкретным, простым и понятным.

2 Необходимо помнить, что не меньше половины слушателей, как правило, женщины, поэтому лучше избегать преувеличений, эмоций, но одновременно это сообщение должно быть живым, увлекательным, без элементов монотонности и скуки.

3 Целесообразно не жалеть времени на создание убедительного и конструктивного сообщения, необходимого для популяризации фирмы и укрепления ее позиций.

В практике коммерческой работы бывают ситуации, когда внезапно возникают ложные и вредные слухи и появляется срочная необходимость их опровергнуть. В данном случае фирмам приходится оперативно проводить мощную PR-кампанию, в том числе организовывать брифинги, пресс-конференции, рассылать PR-сообщения во все средства массовой информации.

Одной из наиболее традиционных формы общения являются пресс-конференции.

Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между фирмой и журналистами, так как они получают информацию из первых рук3. В ней обязательно участвуют руководство или люди максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции.

Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы.

Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло к руководству фирмы много вопросов, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события).

Основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Опыт показывает, что эффективность пресс–мероприятия определяется не количеством публикаций после пресс-конференции, а качеством коммуникации. Если эта коммуникация генерирует доверие (в чем и заключается задача PR), то публичная фигура спикера получает возможность стать экспертной в СМИ на время, несравнимое со временем волны публикаций, посвященных теме отдельной пресс-конференции.

Только в процессе длительного доверительного диалога может возникнуть коммуникационный канал, который будет транслировать информацию о внутреннем состоянии компании без искажений, и который способен (совместно со СМИ) сформировать публичный брэнд компании.

2. Технология организации и проведения пресс-конференций

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

2.1. Выбор времени проведения пресс-конференции

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Не рекомендуется проводить пресс-конференции в пятницу, т.к. до вторника информация перестанет быть новостью (а ряд крупных газет выходит во вторник). Трудно организовать мероприятие в понедельник, поскольку во многих редакциях в этот день проводятся собственные планерки. В субботу и воскресенья пресс-конференции проводятся крайне редко и как правило только ввиду чрезвычайных событий.

При назначении мероприятия на какое-либо число необходимо проверить:

  • отсутствие «конкурирующих» событий. Если информационный повод не «убойный» – при совпадении с другими лучше перенести. Проще всего о таких событиях узнавать у самих же журналистов;

  • при ожидании журналистов ежемесячных СМИ – срок сдачи номера;

  • при ожидании иностранцев – национальные праздники;

  • по ключевым авторам журналистского пула (или просто важных для Вас авторов) – график отпусков, просто личные планы.

Оптимальным временем проведения пресс-конференции является промежуток между 12 и 16 часами. Продолжительность – от 1 до 3 часов. Дольше пресс-мероприятие продолжается очень редко. При выборе времени особо следует обратить внимание на условия аренды помещения. Если помещение арендуется по часам, то необходимо обдумать варианты действий при задержке мероприятия, установить предельный срок освобождения помещения. Важно есть ли арендаторы помещения после пресс-конференции (обычно это самая сложная проблема, если общение с журналистами затягивается и не хотелось бы его прерывать). Также необходимо учесть, что кроме 1-3 часа продолжительности мероприятия, необходимо от 1 до 3 часов перед мероприятием для подготовки (в зависимости от сложности подготовки помещения).


2.2. Выбор места

Среди особенностей выбора места нужно отметить, что при проведении в пресс-центрах информационных  агентств повышается вероятность прохождения информации в новостийных лентах агентства очень высока. Часто удобным местом проведения пресс-конференций являются гостиницы., однако необходимо учитывать особенности помещения, например, большие зеркала зачастую мешают фотосъемкам.

При проведении в нестандартном месте (ради оптимизации бюджета или реализации задуманного сценария) - необходимо уточнить следующие детали:

  • проезд общественным транспортом;

  • проезд личным транспортом;

  • наличие парковки, платная/бесплатная;

  • система прохода в здание;

  • наличие дополнительных помещений, коммуникаций и т.п.

2.3. Подготовка материалов

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Обязательно необходимо подготовить для выступающих (и ознакомить их): регламент и программу; тезисы выступления; список «сложных» вопросов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

Пресс-релиз – это сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Например, открытие международного форума, симпозиума, семинара о новых видах услуг, открытие выставки. Главная задача пресс-релиза – привлечь СМИ, пообещав им интересную информацию и новости.

Новостной пресс-релиз (ньюс-релиз) – распространяется в ходе или после пресс-конференции. В данном случае допустимый объем ньюс-релиза может быть 1–2 страницы. Параграфы содержания пресс-релиза должны быть краткими, четкими, желательно без переносов. Хорошо воспринимаются пресс-релизы, иллюстрированные для наглядности фотографиями.

Бэкграундер – информация базового характера, не являющаяся новостью или сенсацией, например, о профиле деятельности фирмы, ее планах, истории, описание товаров и услуг, статистические данные.

Бэкграундер, обычно, раздается журналистам непосредственно на новостном мероприятии, содержит информацию, дополняющий короткий новостной пресс-релиз. Например, одна страница пресс-релиза о слиянии двух или более компаний может иметь существенное дополнение в форме пяти страничного бэкграундера с более широкой информацией о каждой компании отдельно. Бэкграундер, как правило, помогает журналистам подробно подготовить нужный материал для СМИ.

Биография – опорная фактическая u1080 информация о конкретном человеке. Целесообразно иметь и периодически распространять сборники биографий всех руководителей организации. Такие биографии предназначены для оперативного использования при возникновении того или иного повода: инициатива, принадлежащая данному лицу; неожиданное назначение или отставка и т.д.

Факт-лист – короткий документ, компактно и выгодно отражающий профиль деятельности организации, сжатую характеристику должностного лица или события. Факт-лист выполняется, обычно, в форме необходимого дополнения к бэкграундерам, пресс-релизам и служит для журналистов дополнительным справочным источником материалов для статей.

Медиа-кит (пресс-кит) – это второе средство по связям с общественностью после пресс-релиза. Медиа-кит представляет собой пакет информационных материалов и предназначен для ответа на наиболее вероятные вопросы прессы, появившиеся в процессе подготовки материала по поводу некоторого события.

Медиа-кит содержит несколько видов информационных материалов, представляющих интерес для прессы: пресс-релиз, бэкграундер, биографию, фотоматериалы, факт-листы и т.д.

Также, возможно, будет полезно дополнительное сопровождение в виде презентации. Зависит от темы. К сообщению о миллионных инвестициях вряд ли понадобится PowerPoint’овское сопровождение. Представление, например,  нового отеля от хорошей презентации выиграет.

Минимум пресс-кита включает:

  • пресс-релиз о событии;

  • информация о компаниях — участниках информационного повода.

  • порядок выступлений в формате: ФИО, Должность, Освещаемые вопросы.

Все материалы по возможности нужно продублировать в электронном виде на CD, включив фотоматериалы (необходимое качество фото — не менее 200 lpi).

Очень важно не забыть подготовить:

  • таблички-указатели;

  • бейджи (журналисты – синие, агентство – красные, компания – зеленые, цвета согласуются с Заказчиком);

  • списки аккредитации, сортировка – по названию СМИ. Минимум - 3 экземпляра;

  • табличка настольная «Аккредитация»;

  • таблички настольные для выступающих, формат: ФИО, компания, должность. Желательно, чтобы они были двусторонними.

2.4. Техническое оснащение

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

  • микрофоны на столе и в зале;

  • ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;

  • телефонную связь;

  • технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)

  • система синхронного перевода;

  • службы аккредитации;

  • служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

С точки зрения практических рекомендаций можно отметить, что минимальное техническое оснащение, как правило, включает:

  • 3 микрофона – 1 у ньюсмекеров, 2 в зале.

  • Вода минеральная, из расчета 1 бутылка на 1 ньюсмекера, 1 бутылка на 2 гостей. Посуда для воды.

  • Ручки (если не входят в пресс-кит) – 10-15 шт., бумага.

  • Диктофон.

  • Фотоаппарат.

Если планируется использование электронной презентации, то обязательно наличие компьютера и проектора.

На подготовительном этапе пресс-конференции важно проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

2.5. Планирование персонала

Прежде всего, необходимо сказать о ньюсмейкерах. Ньюсмейкер - человек, деятельность которого предполагает намеренную или ненамеренную публичность и вызывает устойчивый интерес СМИ. Обычно журналистов интересует текущая деятельность ньюсмейкера, изменения его статуса, изменения в его окружении и его личная жизнь. Различают:

- должностных ньюсмейкеров, ставших таковыми в силу своего положения, должности или статуса: чиновники, руководители, политики, бизнесмены; и

- харизматических ньюсмейкеров, ставших таковыми благодаря своим личным качествам: артисты, шоу-звезды, телеведущие

Ньюсмейкеров на пресс-конференции должно быть не более 3 человек. Они должны обладать способностями к публичному выступлению. От этого зависит полнота подготавливаемых тезисов и сложность выступления в целом. Целесообразно провести накануне общий тренинг ньюсмейкеров, обратить внимание:

- логичность переходов выступлений между участниками.

- отсутствие непланируемых повторений.

- реакцию выступающего на а) стандартные вопросы; б) неожиданные вопросы.

Желательно определить замены на случай отсутствующих участников и определить взаимодействие ньюсмейкеров, pr-менеджера и журналистов на неофициальной части.

Не каждая организация может позволить держать в штате всех необходимых специалистов, поэтому целесообразно пользоваться услугами аутсорсеров: для организации фуршета и кофе-брейка, для организации охраны ВИП-мероприятий, Для мониторинга СМИ (статистика и различные виды анализа по мониторингу).

Если требуются артисты (ведущие, развлекательная часть и т.п.) – удобнее всего выходить напрямую. Чаще всего работа все равно будет вестись через агентов и продюсеров, но как показывает практика – если контакт был непосредственно с интересующим человеком, в дальнейшем легче договориться о ценах.

Минимальный состав персонала на пресс-конференцию, как правило, следующий: рецепшн-регистрация — 2-3 человека, на вход — 1 чел., пресс-секретарь — ведущий — 1 чел.

Большее количество людей зависит от формата и задач мероприятия.

Сотрудники рецепшн должны находиться на месте за час до начала регистрации, ведущий — за 15-20 мин., технические специалисты— за 1-2 часа (в зависимости от сложности настройки технического оборудования), кейтеринг — за полтора часа до фуршета, за 30 мин. до кофе-брейка.



2.6. Приглашение на пресс-конференцию

Прежде всего, необходимо подготовить текст предварительного релиза – приглашения.

Целесообразно подготовить схему проезда-прохода к месту проведения мероприятия и прикладывать ее к релизу-приглашению.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Нужно помнить, что все издания разные. Для деловых изданий максимальный интерес представляют вопросы денег, брендов, изменений в деловых отношениях, влияния на рынок и т.п. Для глянцевых журналов интересны вопросы модности, знаменитости, атрибутов dolche vita и т.п. Для общественно-политических СМИ – социальная значимость. Для отраслевых средств массовой информации – технологические изменения и особенности, деньги.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько "персон" готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов).

Иногда журналистов разделяют на две категории: журналисты пула, все остальные. Журналисты пула – обязательно личное представление темы, остальные – рассылка, последующий обзвон.

Для «обычного», не "убойного" информационного повода – список оповещения не менее 50-70 изданий.

Рассылка должна быть только именной, т.к. письмо/факс «Для редакции» в 80% случаев аналогичны  отправке «на деревню дедушке». Следовательно, необходимо знать имена конкретных журналистов, освещающих тему пресс-конференции в изданиях. Для этого проводят предварительный анализ СМИ.

График оповещения обычно следующий:

- первая рассылка за 2 недели до события, звонок-подтверждение получения. Одновременно коррекция именного списка.

- Повтор недошедших писем, писем в соответствии с корректированным списком.

- Обзвон с подтверждением предварительной аккредитации за 1 неделю до события.

- Накануне – обзвон подтверждения явки по ключевым авторам.


2.7. Пресс-конференция

Началу пресс-конференции предшествует аккредитация. Аккредитация - идентификация журналиста как представителя средств массовой информации на пресс-мероприятии. Регистрацию целесообразно проводить за 60-40 минут до начала мероприятия. При регистрации – за  15-20 мин. до начала выступлений на регистрации должно быть минимум 2 человека: обычно это час-пик регистрации. Не рекомендуется выгонять кого-либо. Во первых, издание могло просто не успеть пройти предварительную аккредитацию, во вторых – это ужасно выглядит.

Желательно было бы посадить выступающих на возвышении. Необходимо, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарии к решениям, действиям руководства, толкованием смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции оглашается регламент, а в дальнейшем он следит за его соблюдением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего "подходит" вопрос.

Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: "Без комментариев!", "Не для печати" и т.д. Если затронут вопрос не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

Фуршет имеет большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это, прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг, как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

На фуршете целесообразно представить ключевых авторов ньюс-мейкерам. Не оставлять ньюсмейкеров наедине с журналистами. Отсекать «рекламных» - вступивших в общение с ньюсмекером для обсуждения возможностей рекламного сотрудничества с изданием. Переключать их на специально подготовленного человека.

Интервью сразу после пресс-конференции дается в исключительных случаях. Необходимо стараться избегать, переноса на «более спокойное время и обстановку». Непосредственно после пресс-конференции интервью дается только с тем, с кем была предварительная договоренность и возможность изучить вопросы и темы интервью.

Как правило, по результатам пресс-конференции на следующий день производится обзвон СМИ. Цели обзвона : получение фидбека по самому мероприятию, выяснение потребностей в дополнительной информации, выражение благодарности за участие (независимо от публикации). Выйдет или не выйдет материал по пресс-конференции станет ясно из разговора, поэтому не рекомендуется задавать вопорос «Когда опубликуете?».

Целесообразно все предварительные материалы – требовать на обязательное ознакомление. Именно на ознакомление, согласование - неприемлемое слово.


3. Условия успешности пресс-конференций

Результативность пресс-конференции, выраженная в публикациях и хороших контактах с журналистами, не зависит от размера гонорара PR-агентства. Квалификация и связи пиарщиков не могут гарантировать хорошего результата, если не соблюдаются правила проведения пресс-конференции. Если нет времени или желания тщательно подготовиться к пресс-конференции, бесполезно рассчитывать на пользу от этого важного и недешевого мероприятия.

Условиями успешности проведения мероприятия являются:

1. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)

2. Тщательная обработка информации (цельность, непротиворечивость, новизна, актуальность, насыщенность, убедительность, полнота, качественная подача).

3. Выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость).

4. Выбор СМИ и журналистов для приглашения (имеющие обязанность, право и возможность освещать новости данной отрасли).

5. Достаточная подготовленность выступающих (компетентность, наличие полномочий на раскрытие информации, готовность к вопросам, план выступления, однозначность высказываний, доброжелательность).

6. Доступность информационных материалов (где, как быстро и сколько их можно получить).

7. Четкое взаимодействие с журналистами (вовремя заинтересовать, быть в состоянии ответить на любой вопрос).

8. Доступность места проведения пресс-конференции (удобное время и место проведения, транспорт, маршрут).

9. Соответствие атмосферы пресс-конференции поводу её проведения (стиль ведения и выступлений, оформление, место проведения, темп пресс-конференции).

10. Четкая организация и управление этапами мероприятия (распределение обязанностей, соблюдение регламента, логичная очередность этапов).

11. Уважительное отношение к работе журналистов (не просить, а заинтересовывать; стремиться помочь им сделать их работу с минимальными затратами времени и энергии).

В августе сентябре 2004 года агентством BC communications4 был проведен опрос журналистов, который назывался «Пресс-конференция – составляющие успеха». Путем анкетирования было опрошено 30 представителей СМИ.

Состав респондентов не был однородным: помимо журналистов ведущих деловых печатных СМИ СПб, были опрошены представители специализированной прессы, региональных еженедельных изданий и корреспонденты информационных агентств.

Целью опроса было определение составляющих успеха пресс – конференции, мнения представителей СМИ о работе PR – агентств, а также выявление ошибок, сложностей и недопонимания, которые обычно мешают конструированию позитивных коммуникационных каналов между компаниями и СМИ.

В результате опроса была выявлено, что, по мнению журналистов:

1. Успех пресс-конференции определяют

- спикеры пресс-конференции, причем, те, чье экспертное мнение может осветить тему пресс–конференции с разных сторон (57% респондентов).

- актуальный информационный повод (40% респондентов)

-хорошая организация мероприятия, которая включает в себя как техническое обеспечение, так и работу модератора мероприятия (46% респондентов).

Кроме того, важными составляющими для представителей СМИ стали: грамотно сформулированное приглашение, удобное время и место проведения мероприятия, присутствие подготовленных коллег - журналистов (наличие однородной прессы), и жесткий регламент мероприятия.

Некоторые журналисты высказали мнение, что избыточное количество материалов пресс-кита является скорее достоинством, чем недостатком. Таким образом, «идеальная пресс-конференция» проходит во вторник или среду, с 12 до 15 часов, в центре города рядом с метро, при участии трех спикеров (отвечающих на все вопросы журналистов) и модератора (жестко контролирующего регламент мероприятия), время проведения – не более 30 – 40 минут + время на вопросы и персональные интервью.

2. Интересный информационный повод пресс-конференции это

- Актуальное событие - 30%

- Анонс (открытие, приезд, запуск, планы) - 30%

- Скандал, стратегическое решение, конфликт - 25%

- Любой, в зависимости от подачи - 15%

Неудачными поводами для пресс-мероприятий чаще всего назывались итоги и отчеты о проделанной работе, освещение начала рекламной кампании или получения каких–либо наград и юбилеи.

3. Впечатление от пресс-конференции может испортить

- хамство организаторов и участников (30%)

- скучные длинные речи спикеров мероприятия (30%)

- нежелание отвечать на вопрос (28%)

- некомпетентность спикеров (10%)

- плохой тайминг мероприятия и отсутствие времени на вопросы к спикерам (2%)

- изменение состава спикеров без предупреждения (1%)

- требования организаторов предоставить сроки публикации и тексты статей для согласования (1%)

По мнению 95% респондентов, количество организационных ошибок, возникающих при подготовке PR мероприятия, можно значительно сократить, если поручить подготовку мероприятия внешнему PR агентству. Также, в ходе исследования был составлен перечень компаний, которые максимально открыты/закрыты для представителей СМИ.

Опрос показал, что существует некоторая двойственность в понимании концепций и задач пресс-конференции. Как показывает практика, интересы Заказчика и представителей СМИ часто не совпадают.

Заказчик называет пресс-конференцию универсальным средством коммуникации, индикатором успешности которой является количество публикаций в СМИ.

Представители СМИ считают, что пресс-конференция «не является полноценным источником информации и новостей» и расценивается «в первую очередь, как презентация неизвестной ранее компании и возможность лично познакомиться с ее первыми лицами». Т.е. пресс-конференция - это первый, но не заключительный этап коммуникации, начало диалога с представителями СМИ.

В заключение необходимо отметить проблемы, которые могут возникнуть при проведении пресс-конференций и снижают эффективность мероприятий:

1. Искажение информации, неверное толкование.

2.Зависимость СМИ от учредителей становится барьером для вашей информации.

3. Непрофессионализм журналистов.

4. Информацию о компании печатают в неприметных местах и мелким шрифтом.

5. Однобокое освещение в прессе.

6. Неинтересность подачи материала, мертвый язык.

7. Консерватизм руководства СМИ, искажающая смысл внутренняя цензура.

8. Односторонняя связь: мы звоним, зовем, они сами не интересуются.

9. Недостаточная мотивация журналиста.

10. Журналист приходит, тихонько стоит в углу, никому никаких вопросов не задает — а потом в прессе появляется непрогнозируемый материал.

11. Неосвещение конфликта с властью.


Заключение

Пресс-конференция - организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции организуются с целью предоставление СМИ проблемной и комментирующей информации; характеризуются возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств:

лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник – редакционный день в СМИ, и желаемой явки не получится, а пятница – день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;

целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12.00 до 14.00 ч, так как с 15.00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

В приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за пять-семь дней до открытия самой пресс-конференции.

Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей –изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства – отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы.

Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой.

Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции.

Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-конференция. Это оградит вас от кривотолков (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса.

Бесспорно, способствует доброжелательности и активности журналистов организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов.

К правилам проведения пресс-конференций относиться:

1. Четкое определение темы, цели и соответствующая подготовленность (статистические данные, графики). Содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.

2. Раздаточный материал должен быть подготовлен так, будто обо всем предстоящем никто, никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем легче достигнуть рефлексии со стороны журналистов.

3. Наличие продуманного сценария хода пресс-конференции: кто что скажет, кто какую роль, какую партию и когда будет играть?

4. В меру доброжелательное приветствие журналистов. Представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.

5. Максимально короткие доклады и короткая демонстрация любого наглядного материала. Все снова и снова журналисты слышат новые заголовки для своих статей и сообщений.

6. Логически последовательная аргументация.

7. Планирование достаточного времени на вопросы журналистов.

8. Продолжительность пресс-конференции – максимум 40 минут, после чего обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.


Список литературы

  1. Блюм М.А., Молоткова Н.В. PR-технологии в коммерческой деятельности: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 104 с.

  2. Алешина И. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетологов. М., 1997.

  3. Бландел Р. Эффективные бизнес-коммуникации. Принципы и практика в эпоху информации. СПб., 2000. 384 с.

  4. Блэк С. Введение в паблик рилейшнз. Ростов-н/Д, 1998.

  5. Бороздина Г.В. Психология делового общения. М., 1998.

  6. Борисов Б.Л. Технологии рекламы и PR: Учебное пособие. М.: ФАИР-ПРЕСС, 2001.624 с.

  7. Борисов Б.Л. Реклама и паблик рилейшнз. Алхимия власти. Рига, 1997, М., 1998.

  8. Викентьев И.Л. Приемы рекламы и Public Relations. СПб., 1995.

  9. Ганжин В.Т. Паблик рилейшнз. Что это значит? Введение в средоведческую коммуникацию. М., 1998.

  10. Джи Б. Имидж фирмы. СПб., 2000.

  11. Доти Д. Паблисити и паблик рилейшнз. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 1996.

  12. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз, или как успешно управлять общественным мнением. М.: Центр, 1998. 352 с.

  13. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. М.: Изд-во "Рефл-бук", К.: Ваклер, 2001.

  14. Почепцов Г.Г. Коммуникативные технологии двадцатого века. М.: Изд-во "Рефл-бук", К.: Ваклер, 2000.

  15. Почепцов Г.Г. Профессия: имиджмейкер. К., 1998.

  16. Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности. М.: Изд. объединение "Юнити", 1998. 288 с.

  17. Чумиков А.Н. Связи с общественностью. М.: Изд-во "Дело", 2000. 272 с.

  18. Качество и результативность в связях с общественностью: Сб. материалов междунар. конф. /Под общ. ред. проф. А.Ю. Борисова. М., 2000.

  19. PR: международная практика. М.: Изд. дом "Довгань", 1997.

1 Блэк С. Введение в паблик рилейшнз. Ростов-н/Д, 1998.

2 Викентьев И.Л. Приемы рекламы и Public Relations. СПб., 1995.

3 Блюм М.А., Молоткова Н.В. PR-технологии в коммерческой деятельности: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. с. 46.

4 http://www.bccom.ru/


Другие похожие работы

  1. Функции розничной торговли. Состав и структура розничного товарооборота
  2. Управление брендом
  3. Оценка качества парфюмерной продукции
  4. Маркетинговое исследование
  5. Способы проникновения на международные рынки
  6. Разработка комплексной системы стимулирования продаж





© 2002 - 2017 RefMag.ru