Порядок согласования и оформление (визы и гриф согласования)

В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации» и Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти " (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 N 7418).

Порядок согласования и оформление

В соответствие с типовой инструкцией^¹ согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Виза официального документа - это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутреннее согласование оформляется визой.

Данный реквизит включает в себя следующие элементы:

- наименование должности визирующего (при необходимости).

Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. При наличии замечаний или дополнений к проекту их излагают на отдельном листе, а визу оформляют по следующему образцу:

Визу располагают ниже реквизита "Подпись". Наименование должности, личную подпись, дату и дополнительные надписи пишут от границы левого поля. Расшифровка подписи - после 16 печатных знаков от левого поля. Элементы отделяют друг от друга расстоянием в 1,5-2 интервала.

Исходящие документы визируют на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы - на первом экземпляре.

- руководителями структурных подразделений, где составлен документ;

- заинтересованными должностными лицами других подразделений;

- общественными организациями (при необходимости);

Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Реквизит "ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА"- состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами, без кавычек и знаков препинания на конце. Проставляют от границы левого поля, через 1,5-2 интервала указывают наименование должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля), затем через 1,5-2 интервала - подпись (от левого поля) и расшифровка подписи (после 16 печатных ударов от левого поля), затем - дата.

Согласование может производиться коллегиальным органом или письмом. В этом случае гриф согласования оформляют по форме:

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого (начального) поля и с 5-го положения табулятора (40 печатных знаков от левого поля), например:

Если грифов согласования много, оформляется лист согласования. Располагается гриф согласования ниже реквизита "Подпись" через 2 -3 интервала.

Заключение

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Гриф согласования располагается ниже реквизита “Подпись” в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном “Листе согласования” если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка “Лист согласования прилагается”.

Список литературы

1 Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти " (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 N 7418).

Порядок согласования и оформление (визы и гриф согласования)

Содержание

Введение