RefMag.ru - работы по оценке: аттестационная, вкр, диплом, курсовая, тест, контрольная, практикум

Помощь в решении тестов, практикумов, курсовых, аттестационных

Заказ курсовых, контрольных, дипломных работ

Сроки выполнения работ

Цены и оплата

Новости сайта

Полезные статьи

Популярные разделы:

Готовые работы:

- Антикризисное управление

- Аудит

- Бизнес планирование

- Бухгалтерский учет

- Деньги, кредит, банки

- Инвестиции

- Логистика

- Макроэкономика

- Маркетинг и реклама

- Математика

- Менеджмент

- Микроэкономика

- Налоги и налогообложение

- Рынок ценных бумаг

- Статистика

- Страхование

- Управление рисками

- Финансовый анализ

- Внутрифирменное планирование

- Финансы и кредит

- Экономика предприятия

- Экономическая теория

- Финансовый менеджмент

- Лизинг

- Краткосрочная финансовая политика

- Долгосрочная финансовая политика

- Финансовое планирование

- Бюджетирование

- Экономический анализ

- Экономическое прогнозирование

- Банковское дело

- Финансовая среда и предпринимательские риски

- Финансы предприятий (организаций)

- Ценообразование

- Управление качеством

- Калькулирование себестоимости

- Эконометрика

- Стратегический менеджмент

- Бухгалтерская отчетность

- Экономическая оценка инвестиций

- Инвестиционная стратегия

- Теория организации

- Библиотека








Поиск на сайте:

Принимаю заказы на решение тестов, задач, практикумов, подготовку контрольных, курсовых, дипломных (аттестационных) работ (безопасно, антиплагиат, большой опыт, положительные отзывы). Сергей.
тел. +7(495)795-74-78, admin@refmag.ru, ,
Вконтакте: vk.com/refmag.

Готовая работа.

Информационное и техническое обеспечение менеджмента

2007 г.

Содержание

Введение

1. Коммуникации и коммуникационный обмен

1.1. Сущность коммуникации

1.2. Процесс коммуникации

2. Информационное обеспечение менеджмента

2.1. Сущность понятия «информация»

2.2. Экономическая информация как основа информационного обеспечения менеджмента

3. Техническое обеспечение управления

3.1. Задачи совершенствования управления

3.2. Технические средства управления

Заключение

Список литературы

Приложение 1. Модель коммуникационного процесса

Введение

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что к настоящему времени в нашей стране закончился этап экстенсивного развития частного бизнеса в финансово-экономической сфере, когда рынок еще в полной мере не был освоен, конкуренция была номинальной, не принимая жесткие, агрессивные формы, т.к. всем хватало места на рынке, а все компании находились примерно на равных (стартовых) позициях. С тех пор положение кардинально изменилось, рынок уже поделен: и сами компании, и их реальные и потенциальные клиенты приобрели определенный опыт. Возможен лишь передел сфер влияния, конкуренция приобретает более жесткие формы, владельцы вынуждены искать все новые и новые способы и направления повышения эффективности деятельности своих фирм, использовать все имеющиеся ресурсы, в том числе и главные из них – кадры и информационные технологии (ИТ). Все более важное место стали приобретать вопросы повышения эффективности реализации административно-управленческих функций, т.е. снижения собственных «внутренних» издержек фирмы (компании) за счет рациональной организации чисто административной деятельности. Причем, как показывает практика, имеющиеся у нас в этом плане резервы весьма значительны. Так по некоторым оценкам «эффективность работы сотрудников российских организаций, … составляет в среднем 15-38% от аналогичных показателей ведущих зарубежных стран, в зависимости от индустрии»1.

Целью курсовой работы является исследование информационного и технического обеспечения менеджмента в современных условиях. В соответствие с поставленной целью решаются следующие задачи:

1) исследовать содержание коммуникаций и коммуникационного обмена; 2) проанализировать сущность информационного обеспечения менеджмента; 3) изучить техническое обеспечение управления.


1. Коммуникации и коммуникационный обмен

1.1. Сущность коммуникации

Управление организацией осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления для менеджера является направление им сигналов или посланий своим подчиненным об их поведении, необходимом для достижения организационных целей. Используя это и получая от подчиненных обратную связь, менеджер организует, мотивирует и руководит подчиненными. Многое зависит от способности менеджера эффективно передавать и получать такие сигналы и послания, чтобы достигалось их наиболее адекватное восприятие теми, кому они предназначены. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В процессе коммуникации сигналы или послания о поведении передаются от одного субъекта к другому и обратно. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации в целом. В первом случае коммуникация носит мезкличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в вербальной (устной или письменной) форме, а также в невербальной (позы, жесты, тон голоса, время передачи и т.п.) форме с целью получения желательного ответа.

Во втором и третьем случаях речь идет об организационной коммуникации, т.е. о том как, кем и когда посылаются сигналы в контексте групп и организации (совещания, презентации, инструкции и процедуры, деловая документация, приказы и распоряжения, планы и т.п.) и как организовано получение обратной связи (наблюдения; отчеты, оценка и т.п.). Существующие в организации коммуникационные связи отражают ее действительную структуру, и задачей высшего руководства в этом случае является приведение в соответствие того и другого. Расхождение между утвержденной структурой и существующим в организации процессом коммуникации существенно снижает эффективность ее деятельности.

Необходимо отметить, что коммуникация и информация — это различные (два понятия, которые очень часто путают), но связанные между собой понятия. Информация — это природная и содержательная часть посылаемого или получаемого сигнала или послания, дающая возможность придать им определенную значимость. Проще говоря, информация — это внутренняя интерпретация внешних событий.

Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась в межличностном варианте, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах, вкус и т.п. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.


1.2. Процесс коммуникации

Углубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий2 (см. Приложение 1.). Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Этап отправления включает в себя следующие шаги.

Тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формулирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику. За этим следует кодирование идеи.

Кодирование — это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков — носителей информации. Носителями могут быть звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемой значение. В результате проведенных исследований формируется послание, содержащее данные с определенным значением. Смысл или значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. При этом отправитель рассчитывает, что послание воспринято адекватно заложенному в него значению.

Чем больше различие между тем, что было передано и что было получено, тем беднее межличностная коммуникация. Так, например, профессионалы обычно имеют трудности в коммуникации с публикой в силу того, что они кодируют значение в формы, понятные только людям их круга (аббревиатура инженеров и чиновников, юридические термины, тексты контрактов и анкет и т.п.). Полное различие в переданном и полученном значениях означает отсутствие у участников процесса чего-то общего, так как сами собой вербальные и невербальные носители значения не имеют.

Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, телекс, телефакс, телевизор, компьютер, робот и т.п.), а также химическое или физическое состояние среды (жидкость, газ, твердые вещества, радиация, свет и т.п.). В качестве каналов используется сама среда (воздух, вода и свет) и различные технические устройства и приспособления (линии, волны и т.п.). Так, например, разговор двух лиц может осуществляться непосредственно по телефону или по радио. Как только передача послания или сигнала началась, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства или человека, его пославшего. Отравленное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается не состоявшимся.

Тот, кого достигло и кому было адресовано послание, называется получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение.

Раскодирование включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Получить — еще не означает понять, а понять — это еще не значит принять. Эффективная коммуникация устраняет причины для непринятия послания.

Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум — это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т д.), затрудняющие точную передачу сигнала. Шум присутствует всегда. Поэтому необходимо иметь в виду, что на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания. Эффективный руководитель всегда попытается максимально преодолеть имеющийся шум или снизить его уровень и передать смысл своего послания как можно точнее.

Примерами наличия шума может быть следующее: звуковые ошибки в произношении; наличие более сильного параллельного сигнала; языковые ошибки; искажения в линиях связи, добавления к посланию на различных уровнях и т.д.

Последним важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем, и наоборот, отправитель — получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь — это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, асам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Так, очень часто на какую-то фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т.п.). И то и другое могут свидетельствовать как об успехе коммуникации, так и о ее неудачах.


2. Информационное обеспечение менеджмента

2.1. Сущность понятия «информация»

В современных условиях принятие эффективных решений в области управления требует переработки больших объемов информации. Качественная неоднородность которой и сложность ее обработки в условиях оперативности получения требует разделения функций по получению, передаче, хранению и обработке информации между человеком и техническими средствами.

Все процессы управления, протекающие в системе управления, отражаются в виде информационных процессов. В обыденной жизни информацию отождествляют с понятием “сообщение”, “сведения”, “данные“, “знания”. Такое соотношение допустимо лишь до некоторой степени, так как у всех этих понятий есть одно общее важное свойство - они обозначают нечто, являющееся отображением реальных объектов и процессов. Однако, как только ставится вопрос о совершенствовании информационных процессов, подобное понимание термина “информация” обнаруживает ряд недостатков. Так, практически очевидным является то, что целью функционирования информационных систем не может быть выдача возможно большего количества информации (показателей, документов). Один лаконичный, грамотно составленный документ чаще всего полезнее, “информативнее”, чем несколько документов. Взяв ряд исходных показателей, можно получить множество различных производных, но увеличение числа последних не обязательно будет отражать прирост полезных сведений (знаний).

Следовательно, данные или сообщения содержат нечто такое, от чего зависит их сравнительная ценность, ради чего они собираются, передаются и обрабатываются. Именно поэтому под термином “информация” чаще всего понимают содержательный аспект данных, проводя таким образом различие между информацией и данными. Данные, сведения, знания вообще нужны постольку, поскольку они могут быть информацией.

В строго научном плане понятие “информация” связывается с вероятностью осуществления того или иного события. И чем выше вероятность конкретного исхода (результата) этого события, тем меньшее количество информации возникает после его осуществления и наоборот. Следовательно, информация - это мера устранения неопределенности в отношении исхода интересующего нас события. Причем характерным является то обстоятельство, что информативность сообщения (количество информации в нем) не всегда пропорционально объему (длине) этого сообщения.

Информация не существует сама по себе, так как она подразумевает наличие объекта (источника), отражающего (воспроизводящего) информацию, и субъекта (приемника, потребителя), воспринимающего ее.

Поскольку информацию можно хранить, передавать и преобразовывать, то в качестве материальной составляющей этого процесса должны выступать носители информации, передатчики, каналы связи и приемники. При этом источник информации и получатель находятся в единой информационной системе. Причем фиксация информации на носителях и передача ее от источника к получателю (потребителю) происходит с помощью сигналов. Соглашение, принятое для отображения информации, может быть различным и даже противоположным в разных системах.

Сказанное выше позволяет провести более четкое различие между понятием “информация” и “данные”.

Данные - это материальные объекты произвольной формы, выступающие в качестве средства представления информации. Преобразование и обработка данных позволяют извлечь информацию, т.е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Другими словами, данные служат исходным “сырьем” для получения информации. Отсюда следует важное положение, что одни и те же данные могут нести различную информацию для разных потребителей.

Фиксация информации в виде данных осуществляется с помощью конкретных средств общения (языковых, изобразительных и т.п.) на конкретном физическом носителе.

В связи с вышеизложенным (одни и те же данные могут нести различную информацию и данные фиксируются на материальных носителях), следует важное положение о том, что данные могут обрабатываться с помощью различных технических средств, причем эта обработка не зависит от конкретного смыслового содержания данных (т.е. может осуществляться формализованными методами). Обработка данных не всегда является обработкой содержания, а трансформация данных в информацию предполагает наличие соответствующего механизма интерпретации.

Из всех технических средств обработки данных решающую роль играют электронные вычислительные машины. Однако в ЭВМ обрабатываются формально, без учета их смыслового содержания, а лишь с использованием математических операций и операций булевой алгебры (формальной алгебры логики). Оценивать смысловое содержание данных в настоящее время может только человек, находящийся за пределами системы обработки информации (или более корректно системы обработки данных). Человек извлекает информацию из данных и оценивает ее, принимая то или иное управленческое решение.

Таким образом, данные представляют собой факты или идеи, выраженные средствами формальной знаковой системы, обеспечивающей возможность их хранения, передачи и обработки. Такую формальную знаковую систему называют языком представления данных. Синтаксис этого языка характеризует способ представления информации, а его семантика – саму информацию.

В зависимости от того, кто взаимодействует с данными, способ их представления может быть ориентирован как на человека (например, бумажный или экранный документ), так и на техническое оборудование (электрические сигналы, запись на магнитном носителе и т.п.). По отношению к физическому устройству данные обладают внутренним представлением – это форма данных, с которой устройство фактически оперирует, и внешним представлением - форма данных, используемая для взаимодействия данного устройства с человеком и другими устройствами.


2.2. Экономическая информация как основа информационного обеспечения менеджмента

Каждая область человеческой деятельности связана со “своей” информацией. Экономическая наука, экономическая деятельность общества оперируют информацией, которая называется экономической. Как категория, экономическая информация, с одной стороны, соответствует общему понятию “информация”, а с другой стороны - неразрывно связана с экономикой и управлением народным хозяйством. Поэтому на экономическую информацию распространяются различные толкования и свойства: присущие информации вообще и в то же время, отражающие ее характерные особенности и отличия, вытекающие из ее природы. Таким образом, экономическая информация представляет собой лишь одну из разновидностей информации, хотя и достаточно важную.

В общем случае под термином экономическая информация” понимается информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Более строго: экономическая информация - это объективизированное воплощение - с помощью знаков и сигналов - знаний о материальных, трудовых и стоимостных аспектах, воспроизводимых в экономике процессов, устраняющих неопределенность в отношении исходов этих процессов.

Экономическая информация практически всегда представляет собой знания, сведения, но информацией они становятся : а) когда получатель их решает определенную задачу; б) когда они уменьшают неопределенность, характеризующую условия задачи.

Экономическая информация служит инструментом управления и одновременно она принадлежит к его элементам. Ее необходимо рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации, которая обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством. Экономическая информация представляет собой совокупность сведений (данных), отражающих состояние и определяющих направление развития народного хозяйства и его отдельных звеньев. В информационных процессах, осуществляемых в управлении, информация играет роль предмета труда (исходная, “сырая” информация) и продукта труда (результатная, “обработанная” информация). Говоря о понятии “экономическая информация” с кибернетических позиций, информационный процесс управления можно охарактеризовать как превращение сведений (исходных данных) в экономическую информацию, необходимую для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния народного хозяйства и его оптимального развития.

Экономическая информация неотделима от информационного процесса управления, осуществляемого в производственной и непроизводственной сфере, она используется во всех отраслях народного хозяйства и, естественно, во всех органах общегосударственного управления.

Экономическая информация насчитывает много разновидностей (типов), которые выделяются на основании соответствующих классификационных критериев, например:

- по принадлежности к сфере материального производства и непроизводственной сфере, а внутри - по отраслям и подотраслям народного хозяйства в соответствии с принятой их группировкой;

- по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса. В силу этого выделяется информация, отражающая снабжение, производство, распределение и потребление, а также материальные, трудовые и финансовые ресурсы;

- по временным стадиям управления. С этих позиций выделяется: прогнозная информация, плановая, учетная, информация для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления, составления отчетности;

- по критериям соответствия отражаемым явлениям экономическая информация делится на достоверную и недостоверную;

- по полноте отражения событий экономическая информация подразделяется на достаточную (полную), недостаточную и избыточную.

Для решения задач экономического управления необходима вполне конкретная по содержательности минимальная информация, т.е. достаточная. Избыточная информация содержит излишние данные, которые либо вообще не используются для решения задач (составляют «информационный шум» с его разновидностью для компьютерных сетей – «электронным мусором», или «спамом»), либо выполняют контрольно-дублирующие функции;

- по стадии возникновения бывает исходная (первичная) и производная (вторичная) информация. Под первичной информацией понимается такая, детализация которой или невозможна (по тем или иным причинам), или экономически бессодержательна, т.к. первичная (исходная) информация либо непосредственно отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности объекта, либо поступает извне (внешней по отношению к объекту среды), либо является результатом профессионального опыта (интуиции, знаний) специалистов. Таким образом, исходная информация возникает в результате действия источников информации (министерства, ведомства, предприятия и других организаций, отдельных подразделений или персонала), и по этим источникам исходная информация делится на планово-директивную и учетно-отчетную. Планово–директивная информация перемещается (“спускается”) вниз по уровням иерархии управления, при этом она разукрупняется, детализируется, “расширяется”. Учетно–отчетная информация, наоборот, перемещается вверх по уровням иерархии управления, причем по мере своего продвижения эта информация укрупняется, агрегируется, “сжимается”. Производная информация возникает в результате обработки исходной и другой вторичной, либо только исходной, либо только вторичной. Среди производной информации различают промежуточную и окончательную (результатную) информацию;

- по стабильности во времени экономическая информация делится на постоянную (условно-постоянную) и переменную. При этом важно отметить, что период стабильности носит конкретный характер для определенных задач управления. Как правило, он составляет один год, а для оценки уровня стабильности информации используется коэффициент стабильности Кст, рассчитываемый по формуле:

Кст = (ИСобщ – ИСизм)/ИСобщ,

где ИСобщ - общее число информационных совокупностей;

ИСизм - число информационных совокупностей, изменивших свои значения за рассматриваемый период (год).


Если Кст >=0,85, то информационную совокупность принято считать условно-постоянной, и в условиях автоматизированной обработки информации ее следует организовывать и хранить в виде самостоятельных массивов нормативно-справочной информации (НСИ);

- по технологии решения экономических задач в системах управления различают входную, промежуточную и выходную информацию.

В условиях выполнения функций управления теми или иными объектами экономическая информация должна отвечать определенным требованиям. Наиболее существенными из них:

-· экономическая информация должна быть достоверной, правдивой;

-· экономическая информация должна быть своевременной, так как запоздалое поступление нужной информации часто оказывается бесполезным;

-· экономическая информация должна быть документальной: юридически подтвержденной в документах соответствующими подписями (визами) соответствующих должностных лиц;

-· экономическая информация должна быть актуальной, нужной для подразделения и лиц, принимающих решения.


3. Техническое обеспечение управления

3.1. Задачи совершенствования управления

Основная сложность решения проблемы совершенствования организационного управления заключается в том, что она предполагает решение двух тесно взаимосвязанных и взаимовлияющих друг на друга задач:

- оптимизацию организационной структуры аппарата управления,

- оптимизацию информационных процессов, связанных с подготовкой и принятием управленческих решений.

В свою очередь организационная структура аппарата управления может рассматриваться с двух позиций:

а) с точки зрения функционального распределения служб, подразделений, отделов, и исполнителей для обеспечения реализации конечной цели организации (т.е. отражения содержательного аспекта управления конкретной предметной области),

б) с точки зрения распределения и соотношения командных и исполнительских полномочий специалистов управления (т.е. отражения организационно-административного аспекта управления).

Таким образом, формирование оргструктуры современной компании (фирмы) подразумевает реализацию таких взаимосвязанных процессов, как

- формирование производственно-управленческой структуры, реализующей функции, отвечающие конечной цели компании (например, страховому, банковскому бизнесу и т.п.), и в связи с эти порождающей огромные потоки деловой информации;

формирование административной структуры, управляющей этими потоками информации.

И только комплексная автоматизация всех перечисленных компонентов может обеспечить максимальную экономическую эффективность от внедрения современных ИТ, т.к. критерием оптимальности организационной структуры компании служит получение максимальной прибыли от ее деятельности в целом при минимальном уровне издержек на содержание самой структуры аппарата управления.

Оргструктура компании зависит как от качественных и количественных (объемных) характеристик информационных процессов, так и от схем их организации.

В свою очередь схемы организации информационных процессов (потоков) регламентируется с одной стороны функциональным составом решаемых задач, а с другой стороны, организационной структурой предприятия.

Иными словами получается замкнутый круг: определять оргструктуру предприятия (фирмы) невозможно без ее увязки с информационными процессами, поддерживающими реализацию задач экономического управления, но и рассматривать информационные процессы вне конкретной оргструктуры также нельзя.

Единственный способ решения данной проблемы – это прибегнуть к процедуре простого перебора и оценки вариантов возможных решений. Причем данный способ оправдывается тем, что «… большое количество внешних ограничений, накладываемых на итоговый вариант структуры компании и организации информационных потоков внутри нее, сводит количество рассматриваемых вариантов к реальному»3. А кроме того в практике разработки схем информационных процессов и управленческих структур могут использоваться средства компьютерного моделирования (насчитывающие в настоящее время несколько десятков вариантов программной реализации), базирующиеся на различных методах моделирования сложных информационных систем, например, таких как SA/SD (Structured Analysis and Structured Design), IDEF (Integrated computer aided manufacturing DEFinition), SADT (Structured Analysis and Design Technique), и др. На отечественном рынке услуг работы в этом направлении осуществляют: консультационное агентство ИНФО-ПАРК (на базе SADT), компания Interface Ltd. (на базе BPwin), компания Весть-МетаТехнология (на базе ARIS), а компания АиТ, используя программный продукт АиТ:\Организатор, осуществляет разработку:

- оптимальной организационной структуры управления,

- положений о подразделениях,

- штатного расписания,

- должностных инструкций сотрудников аппарата управления,

- и других документов, регламентирующих деятельность управленческого персонала.

Вместе с тем, при всем разнообразии методов и средств решения задачи формирования эффективных структур управления, все они должны учитывать, что любая современная организация, как правило, характеризуется сложной иерархической структурой построения системы управления, каждому уровню которой соответствует определенная степень сложности и детализации информации. Кроме того, существует определенная система распределения информации между структурными подразделениями и должностями сотрудников аппарата управления, обусловленная как спецификой решаемых задач, так и положениями о структурных подразделениях организации.

При этом следует учитывать, что существует также и определенная система разделения труда по обработке информации и принятию управленческих решений, которая (при всем многообразии реальных форм построения организационных структур управления) может базироваться на двух принципиально отличных друг от друга подходах, реализуемых:

- либо по предметному принципу,

- либо по технологическому (функциональному) принципу.

Предметный принцип предполагает выделение определенной задачи (или комплекса взаимосвязанных задач), реализация которой от начала постановки до получения конечного результата достигается путем привлечения к работе группы представителей различных профессий. Это придает структуре аппарата управления большую “гибкость”, маневренность, возможность направлять все усилия работы аппарата управления на решение все новых вопросов, возникающих по мере развития организации.

На практике специалисты отдельных подразделений (групп) при предметной организации структуры аппарата управления отвечают за выполнение отдельного направления работ («предмета» - договора, контракта, заказа и т.п.) вне зависимости от того к какой функциональной службе оно относится. Поэтому при такой системе отпадает проблема разобщенности информации, практически полностью исключается дублирование ее обработки и хранения в различных подсистемах.

Однако эта система не позволяет работникам аппарата управления в достаточной степени специализироваться. Такое построение структуры управления в основном отвечает условиям “неустойчивой” или “развивающейся” организации. Как только организация становится устойчивой, отдельные подразделения начинают “специализироваться” на своих функциях (что обеспечивает более высокую производительность и качественный уровень результатов управленческого труда), т.е. происходит постепенная перестройка организации по технологическому (или функциональному) признаку.

Технологический принцип получил большее распространение при функциональном построении организационной структуры. Он обусловлен тем, что качественная обработка информации требует определенной специальной профессиональной подготовки и не может быть поручена любому работнику. Кроме того, при решении задач могут быть выделены такие процедуры обработки информации, которые:

а) являются общими для множества различных по характеру задач,

б) могут выполняться автономно (параллельно и независимо друг от друга), а значит также позволяют повысить эффективность реализации задач управления.

Деятельность аппарата управления в условиях технологического (функционального) распределения работ между специализированными подразделениями и службами (как элементами организационной структуры) реализуется достаточно автономно по регламентированным методикам, в регламентированные сроки, что требует обеспечивать взаимоувязку и координацию работы отдельных функциональных служб.

В связи с этим функциональный принцип построения организации предполагает наличие центральных органов оперативного планирования и управления, которые, с одной стороны, предоставляют во все заинтересованные службы, данные об имеющихся и возможных отклонениях в реализации функций организационно-экономического управления, а с другой стороны, обеспечивают взаимоувязку и согласованность (координацию) вырабатываемых управленческих решений. Это является необходимой предпосылкой для оперативной реакции всех звеньев управления на любые изменения условий функционирования системы.

Поскольку все задачи управления прямо или косвенно взаимосвязаны между собой, любые отклонения от нормального хода их реализации должны быть отражены в соответствующих регламентирующих документах и регулирующих воздействиях, относящимся к тем функциональным подразделениям и службам, на деятельность которых влияют эти отклонения.

К положительным сторонам информационной системы, соответствующей функциональной организационной структуре управления, относится, прежде всего, высокая степень специализации отдельных работников управления по выполнению определенного вида работ и соответствующая возможность повышения их квалификации в этой области.

Однако эта система по своей природе имеет ряд недостатков, к главным из которых относятся следующие:

- возможность задержки поступления данных их одной функциональной службы в другую, поскольку реально каждая служба отвечает только за свою работу, а не за принятие решения в целом;

- стремление каждой службы иметь как можно больший объем информации, чтобы застраховать себя ”на всякий случай” от необходимости делать запросы в другие службы. Это ведет к дублированию многих видов выполняемых задач, получаемой и хранимой информации, а значит, вызывает дополнительные затраты;

- возможность подчас существенного расхождения и несопоставимости данных, получаемых в различных функциональных службах, по однотипным задачам;

- сложность и запутанность информационных связей при решении одного и того же вопроса в разных функциональных службах.

Указанные недостатки практически полностью могут быть устранены в условиях применения сетевых информационных технологий и интегрированных баз данных, обеспечивающих решение функциональных задач конкретной сферы бизнеса.

Более того, благодаря применению современных информационных технологий, объединяющих рабочие места пользователей-специалистов управления в единое информационно-вычислительное пространство и возможностями гибкой оперативной перенастройкой взаимосвязей между ними, создаются условия, при которых, реальная структурная схема построения организационного управления уже не играет принципиального значения для реализации деловых процессов. Тем самым обеспечивается возможность использования всех положительных качеств, присущих как предметному, так и функциональному принципам организационного управления. То есть, осуществляется возможность перехода к «проектной», «матричной», «сетевой» или иной схеме организационного управления, когда реально аппарат управления строится по технологическому принципу, а организация деловых процессов осуществляется, например, по предметному принципу, объединяя специалистов различных функциональных подразделений в «виртуальные рабочие группы» для выполнения от начала до конца того или иного вида работ (по конкретному заказу, договору, проекту и т.п.).

Вместе с тем, даже при такой структурной организации производственно-управленческой деятельности, невозможно было обеспечить эффективное взаимодействие между отдельными подразделениями и исполнителями только на базе применения прикладных программных средств чисто функционального назначения.

Дело в том, что процессы, характеризующие административно-управленческую деятельность, технологически представляется более сложными, а возникающие при этом задачи по своей природе принципиально отличается от функциональных задач экономического управления, так как:

- в основном носят информационно-логический (а не вычислительный) характер в сочетании с требованием учета огромного числа различного рода подчас непредсказуемых заранее факторов,

- зачастую решаются в условиях неполной или недостоверной информации,

- даже при условии полной и достоверной информации их решение может в значительной степени носить неформализованный (или слабо формализованный) характер,

- реализация многих процессов оргуправления может осуществляться параллельно различными исполнителями,

- на ход выполнения работ существенное влияние может оказывать “человеческий” фактор и т.д.

Реализация подобных технологий предполагают хранение и обработку огромных массивов самой разнообразной информации, сложные алгоритмы ее обработки, активную роль пользователей-специалистов управления и т.п. И при этом еще требуется их увязка в единый информационный процесс с (как правило уже отлаженными) технологиями решения функциональных задач управления.


3.2. Технические средства управления

Переход экономики на путь рыночных отношений вызвал необходимость использования всего арсенала научно-обоснованных методов и средств в деле совершенствования организационных систем и структур управления, когда первостепенная роль стала отводится использованию современных достижений в сфере информационных технологий. Только в условиях возрастающей конкуренции в финансовых-экономической структурах появился спрос на в такие программные средства (несмотря на то, что соотношение между затратами на автоматизацию административно-управленческих процессов и реальной отдачей от их автоматизации не шло ни в какое сравнение с эффективностью от компьютеризации решения функциональных задач управления).

Все это неизбежно нашло отклик в среде разработчиков ПО (стремившихся захватить свободные “ниши” на рынке программных продуктов) и выразилось в активизации работ в этом направлении. Причем следует отметить, особую специфику ПО для автоматизации административно-управленческой деятельности, выражающуюся в том, что оно по некоторым своим признакам может быть отнесено как к общему (системному), так и к прикладному (функциональному) ПО.

Оно (как и общее) практически не зависит от предметной области, так как не затрагивает содержательную сторону процессов обработки информации, но и не является обязательным (в отличие от общего ПО) при создании любых информационных систем. В силу своей индифферентности к содержательным аспектам обработки информации (в отличие от функционального ПО, отражающего и учитывающего специфику конкретной сферы применения) оно как и общее ПО может использоваться в самых различных сферах экономического управления.

В тоже время, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие отдельных подразделений и работников конкретной организации при решении ими комплекса функциональных задач (за счет совершенствования технологии их реализации на уровне структурных информационных взаимосвязей аппарата управления), оно как и прикладное ПО неизбежно должно отражать (а значит и «настраиваться» под) функциональную специфику построения оргструктуры аппарата управления и способы организации информационных процессов, обеспечивающих реализацию этих задач.

Данное ПО в принципе нацелено на использование, так называемых, «внутренних резервов» организации за счет учета и рационализации (оптимизации) внутренних потоков информации, что неразрывно связано с задачей совершенствования организационной структуры аппарата управления и опирается прежде всего на автоматизацию документооборота и делопроизводства компаний, т.к. основную форму представления информации (примерно 90%) в системах управления составляют документы4. Более того, автоматизируя функции «доставки» информации к рабочим местам специалистов управления, это ПО позволяет совершенствовать и систему внутрифирменной защиты информации от попыток несанкционированного доступа со стороны собственного персонала (как основного канала утечки информации), чему в настоящее время придается все большее и большее значение.

Вместе с тем, исходя из конечной цели – повышения экономической эффективности информационных технологий, основным назначением данного ПО является снижение временных и стоимостных затрат на организацию документооборота за счет совершенствования форм и способов работы с документами. Особое место при этом отводится организации работы с документами традиционной формы представления (на бумажных носителях), т.к. они составляют львиную долю (по некоторым оценкам доходя до 95%) от общего объема корпоративной информации5.

Причем очевидно что, бумажные документы еще долгое время будут широко использоваться в системах управления. Это связано еще и с тем, что «около 85% информации о внешнем мире человек получает с помощью зрения».6 А восприятие информации с традиционных бумажных носителей не идет ни в какое сравнение с восприятием той же самой информации непосредственно с монитора компьютера.

Однако огромные затраты, связанные с технологиями обработки бумажных документов (затраты на проектирование, печать, доставку, хранение и рутинную обработку), “жесткий” характер их формы, когда любая корректировка документа требует подготовки и печати новых документов, затрудненность параллельной работы, сложность получения информации о прохождении документа по технологической цепочке, вероятность потери документа и сложность исправления возможных ошибок при их оформлении, а также другие недостатки, присущие бумажному документообороту, обусловили стремление сведения до минимума объем бумажных форм документов и потерь от этих недостатков. Организация электронного документооборота позволяет осуществить это, однако полностью автоматизировать документооборот пока не удается.

В этом плане данную проблему можно сравнить с идеей «безбумажного офиса», перспективность которой всем очевидна, но реальное воплощение еще очень далеко, несмотря на огромные успехи в реализации таких ее отдельных составляющих, как создание эффективных систем распознавания образов (необходимого условия для автоматизации ввода информации с бумажных документов), средств организации корпоративной электронной почты, прогресса в развитии средств общения и обмена информацией с территориально удаленными корреспондентами и т.п.

В этих условиях особая роль должна отводиться прежде всего внедрению прогрессивных методов работы с бумажными документами, т.к. в деятельности большого количества государственных, акционерных и частных организаций возникает необходимость обработки большого количества структурированных и неструктурированных форм бумажных документов. При этом борьба с все возрастающим потоком бумажных документов ведется по двум направлениям:

1 - организация работы с “электронными” копиями бумажных документов, а также разработка и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм;

2 - переход от решения задач с использованием бумажных форм к электронным формам.

В первом случае необходимо использование технических средств – сканеры, например таких фирм, как Kodak, Fujitsu, Hewlett-Packard, Epson, Canon, Olivetti, Oki и др. При этом электронная копия представляет собой факсимильное отображение (графический образ) реального документа (например, приказа, положения, норматива и т.п.), получаемого путем сканирования последнего с бумажного носителя для удобства последующей работы с ним в компьютерной среде. Что касается извлечения данных из бумажных форм документов, то в основе этого процесса лежит использование технологий распознавания образов.

В настоящее время для извлечения информации с бумажных документов применяются следующие технологии распознавания образов:

- OMR (Optical Mark Recognition) – распознавание графических отметок, обычно представляющих собой перечеркнутые крест-накрест либо помеченные галочками квадраты или круги;

- OCR (Optical Character Recognition) – распознавание символов, отпечатанных с помощью технических средств;

- ICR (Intelligent Character Recognition) – распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки (с помощью стилизованных шрифтов с использованием шаблонов-трафаретов, либо в виде символов, написанных как заглавные буквы в специальных окошках-шаблонах для соблюдения одинаковых размеров). Кроме того уже имеются программные решения, обеспечивающие распознавание обычных рукописных символов, что значительно упрощает процедуру подготовки ряда документов.

Второе направление в совершенствовании работы с документами базируется на использовании электронных форм как неких прототипов реальных документов. При этом электронная форма документа предполагает изначальную компьютерную технологию работы с электронным прообразом документа, при которой бумажная форма появляется только при необходимости получения “твердой” копии электронной формы.

Принципиальное отличие электронной формы документа от электронной копии бумажного заключается еще и в том, что она может поддерживаться широким спектром сервисных программных функций, т.е. создается своего рода “интеллектуальная” поддержка электронного документа, с помощью которой:

- может осуществляться контроль корректности ручного заполнения полей документа, например, за счет: проверки вводимых данных на соответствие характеристике их типов реквизитов (CHARACTER – текстовый, или символьный; NUMERIC – числовой; DATE – дата/время; BOOLEAN –логический; и т.д.), использования вспомогательных справочников (по аналогии с организацией проверки орфографии в текстовых редакторах) и т.п.;

- поля документа могут не только заполняться вручную, но и выбираться из какой-либо базы данных, например, используя манипулятор типа «мышь»;

- возможно автоматическое заполнение определенных позиций документа по заранее сформированным алгоритмам;

- могут автоматически осуществляться расчеты различного рода результатных показателей на основе введенных исходных данных;

- могут использоваться командные кнопки, переключатели расчетов, ниспадающие меню или списки для выбора режимов работы с документами;

могут широко использоваться специальные финансовые, статистические и другие функции, упрощающие подготовку документов.

Для опытных пользователей кроме того может предоставляться возможность, применяя макросы или языки высокого уровня, создавать более сложные системы взаимодействия с электронными документами.

В настоящее время отечественный рынок программных продуктов, предназначенных для организации электронного документооборота и управления административно-хозяйственной деятельностью, включает широкий спектр подобных систем в той или иной степени обеспечивающих реализацию перечисленных требований: «ЭСКАДО» (ИнтерПроКом ЛАН); «БИНЕС» (совместная разработка компаний IBM и Cognitive Tecnologies); «PowerDOCS» (Весть-МетаТехнология); «AquaDoc» (АКВАРИУС Консалтинг); «1С: Электронная почта», «1С: Документооборот», «1С: Архив» (1С); «DOCUMENTUM EDMS 98» (Document Inc.) распространяет на российском рынке компанией TopS Systems Integrator); «ДЕЛО» (Электронные офисные системы); «DIS - системы» (Институт Развития Москвы), «Ефрат Office» (Cognitive Technologies); «Грант-Док» (Гранит-Центр); «OfficeMedia» и «CompanyMedia» (ИнтерТраст); «БОСС-Референт» (АйТи) и др.


Заключение

В современных условиях принятие эффективных решений в области управления требует переработки больших объемов информации. Проблема вскрытия внутренних резервов сокращения затрат и повышения эффективности функционирования коммерческого предприятия становятся более и более актуальными. При этом основным источником этих резервов становится совершенствование системы организационно - административного управления. Главной сложностью решения этой проблемы является то, что она предполагает решение двух тесно взаимосвязанных задач. во-первых, оптимизация организационной структуры аппарата управления, во-вторых, оптимизация информационных процессов, и в первую очередь документооборота, связанного с подготовкой и принятием управленческих решений. Вопросы совершенствования административно-управленческой деятельности неизбежно связаны с использованием возможностей современного информационных технологий и здесь важное место занимают не столько задачи создания соответствующих программных средств автоматизации, сколько задачи их эффективной интеграции с уже применяемыми программными средствами функционального назначения.


Список литературы

  1. Автоматизированные информационные технологии. Учебное пособие / Под ред. В.Б. Либермана, А.И. Никифорова. 2-е изд., перераб. и дополн. М.: ФА, 2002. 264 с.

  2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: "Экономистъ", 2006. - 669 с.

  3. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров.   М.: Финансы и статистика, 2001. – 368 с.:   (Прикладные информационные технологии).

  4. Данилина А. Эффективность работы организаций: как ее повысить? // READ.ME, № 9-10, 1999.

  5. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Г.А. Титоренко.   2-е изд., доп.  М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.   439 с.

  6. Советов Б.Я., Цехановский В.В. Информационные технологии. - М.: Высшая школа, 2006, - 263 с.

  7. Тимошин В. Безбумажный офис» нам не грозит еще несколько десятилетий. // READ.ME, № 9-10, 1999.

  8. Тищенко Н.М. Введение в проектирование систем управления, М.: «Энергоатомиздат», 1986.

  9. Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. - М.: Высшее образование, 2007, - 480 с.

Приложение 1. Модель коммуникационного процесса

1 Данилина А. Эффективность работы организаций: как ее повысить?. // READ.ME, № 9-10, 1999, стр. 20.

2 Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: "Экономистъ", 2006. - с. 422-423.

3 Зернов А.А., Зубец А.Н. Страховые исследования. М.: Издательский дом «Страховое Ревю», 1997. Стр. 60.

4 «… 90% информации, с которой работают люди, имеет форму документов…». Данилина А. «Эффективность работы организаций: как ее повысить?», READ.ME, № 9-10, 1999, стр. 21.

5 Согласно исследованиям, массовое распространение электронной почты, призванной заменить бумажные письма, напротив, привело к росту объемов офисной печати почти на 40%. Таким образом, сегодня только 5% корпоративной информации хранится в электронном виде, хотя множество людей заинтересовано в том, чтобы увеличить эту долю». Владимир Тимошин, «Безбумажный офис» нам не грозит еще несколько десятилетий», READ.ME, № 9-10, 1999, стр. 46.

6 Тищенко Н.М. Введение в проектирование систем управления, М.: «Энергоатомиздат», 1986, стр. 119.


Другие похожие работы

  1. Совершенствование системы мотивации персонала предприятия
  2. Анализ финансово-хозяйственной деятельности и совершенствование систем стимулирования труда ООО Рамэнка
  3. Подготовка к передаче властных полномочий при смене топ-менеджмента в компании
  4. Особенности управления предприятием на основе совершенствования мотивации работников
  5. Контроль продаж
  6. Совершенствование управления предприятием





© 2002 - 2017 RefMag.ru